အခရာကျလှတဲ့ မိသားစုမှတ်တမ်းမှတ်ရာများ ထိန်းသိမ်ခြင်းအလေ့အထ

 ဒီကိစ္စ ရေးကြီးခွင်ကျယ်လုပ်ရတဲ့အကြောင်းရင်း ကျနော့်မှာရှိနေပါတယ်။ မကွယ်မဝှက်ပြောကြစတမ်းဆိုရင် စာရွက်စာတမ်းကိုအကြောက်ကြီးကြောက်ကြရတဲ့အထဲ ကျနော်တယောက်ပါခဲ့ဘူးတာမို့ ကိုယ်ချင်းစာမိပါတယ်။ မြန်မာတွေ ရုံးပြင်ကန္နားကြောက်ကြသူချင်းမို့၊ ရန်သူမျိုး(၅)ပါးထဲ “အုပ်ချုပ်သူ” လို့သွယ်ဝိုက်ခေါ်ရမဲ့ စာရွက်စာတမ်း၊ မှတ်တမ်းရုံးစာနဲ့ဝေးဝေးရှောင်ကြတဲ့အလေ့ဟာ မြန်မာတွေထဲ ခေါက်ရိုးကျိုးနေရတာ အသိသာကြီးပါ။ အမေရိကားလိုနေရာဒေသအသစ်ကို ပြောင်းရွှေ့အခြေချကြရတော့ ဒီကိစ္စကြီးက ဒုက္ခကြီးတခုအဖြစ် နေ့တဓူဝခြောက်လှန့်ခံနေရတဲ့ကိစ္စကြီးဖြစ်မှန်းမသိဖြစ်သွားရပါတယ်။

သားသမီးမြေးမြစ်ရှိသူ (ဒွတ်ဒက်ရွှတ်ရှက်နိုင်ကြသူကလေးတွေ)လက်လှမ်းမှီကြသူတွေကတော့ သူတို့ဆီလက်တို့မေးမြန်းအကူအညီရယူနိုင်ပေမဲ့၊ ဒါဟာအမြဲတော့မဟုတ်ဖူးပေါ့။ အဲ့ဒီသားသမီးတွေအိမ်ကပြောင်းရွှေ့ထွက်ခွာသွားချိန်မှာတော့ “မျောက်သစ်ကိုင်းလွတ်” ကြရပါတော့တယ်။

ပြောချင်တာက စာရွက်စာတမ်းမှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းခြင်းဟာ တိုးတက်တဲ့နိုင်ငံနေထိုင်ကြသူတွေရဲ့ဘဝတွေမှာ မသိမဖြစ်၊ မရှိမဖြစ်လုပ်ကြရမဲ့ဘဝကပေးတဲ့”မဟာ”တာဝန်ကြီး (Life’s primary task) ပါ။ ဒီအသိနဲ့လိုက်နာဆောင်ရွက်နိုင်မှုရှိအောင်လုပ်မယ်ဆိုတဲ့ သန္နိဋ္ဌာန်ချနိုင်ဘို့ အရေးတကြီးလိုအပ်လာပါတယ်။ (Make a deal with yourself to have this greater cause of commitment!) ဒီဆောင်းပါးရဲ့ ဆိုလိုရင်းအချက်ကတော့ အမေရိကားလိုနိုင်ငံတွေမှာပြောင်းရွှေ့အခြေချကြပြီဆိုရင်၊ စာရွက်စာတမ်းထိန်းသိမ်းခြင်းအလေ့အထကို ကြံဖန်မွေးမြူဘို့ အရေးတကြီးလိုအပ်ပါတယ်။

ဒီအတွက်အခြေပြုရမဲ့အချက်အချို့ကိုမီးမောင်းထိုးပြပါရေစေ။

(က) နောက်တကြိမ်ပြန်ယူကြည့်ရန်မလိုတော့သော စာရွက်စာတမ်းမျိုး ကိုချက်ချင်းဖျက်ဆီးပါ။ (ဥပမာ- လျှပ်စစ်မီတာခတောင်းခံလွှာ electric/utility bills မျိုး)

(ခ) ဖျက်ဆီးရာတွင် cross-cut shredder မျိုးကိုသုံးပါ။ နှစ်ကုန်(သို့မဟုတ်) နှစ်များစွာကြာမြင့်ချိန်မှဖျက်ဆီးရမဲ့ စာရွက်စာတမ်းမျိုးဆိုရင် မိမိနေထိုင်ရာမြို့တွေမှာရှိတဲ့ stores/churches/community centers တွေမှာ နွေပေါက်ချိန် အခမဲ့ဖျက်ဆီးပေးတာမျိုး (community shredding events) တွေကိုယူသွားဖျက်ဆီးနိုင်ပါတယ်။  လမ်းထောင့်၊ Churches တွေရှေ့မှာဆိုင်းဘုတ်ကြိုတင်ထားလေ့ရှိကြပါတယ်။ 

(ဂ) ရာသက်ပန်ထိန်းသိမ်းရန်လိုအပ်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းများ၊ (၃-၅)နှစ်ကြာထိန်းသိမ်းရန်လိုအပ်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းများ နဲ့ ချက်ချင်းဖျက်ဆီးသင့်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းများဆိုပြီး အတန်းအစားခွဲခြားပါ။

(ဃ) လစဥ်(သို့မဟုတ်)ပြက္ခဒိန်နှစ်ဆန်းတိုင်း ပုံမှန်ထိန်းသိမ်းဖျက်ဆီးခြင်းလုပ်နိုင်တဲ့အကျင့်ကိုမွေးပါ။

(င) ထိန်းသိမ်းရန်လိုအပ်တဲ့စာရွက်စာတမ်းများကို အမျိုးအစားပေါ်မူတည်ထားသိုပါ။

(၁) permanent documents - တွေကို hard binder, sheet protector တွေနဲ့ စာရွက်စာတမ်းတခုချင်း သိမ်းဆည်းပါ။ မီးခံသေတ္တာနဲ့ထားနိုင်ရင်ကောင်းပါတယ်။

(၂) နှစ်ပေါက်ထိန်းသိမ်းမဲ့ (တနှစ်စာ/၃-၅နှစ်စာ) တွေကို ဥတုသုံးပါးခံ သံမဏိ steel cabinet (သို့မဟုတ်) မီးခံသေတ္တာစသည်တို့နဲ့သိမ်းပါ။

(စ) မိမိ စာရွက်စာတမ်းများထားသိုတဲ့နေရာကို မှတ်တမ်းပြုစုပြီး၊ မိသားစုတဦးချင်းတိုင်းဆီ ဖြန့်ဝေထားပါ။

(ဆ) permanent documents တွေကို scan/digitization လုပ်ပြီး digital wallet/internet cloud account နဲ့ထိန်းသိမ်းပါ။ မိသားစု၀င်အားလုံးအချိန်အခါမရွေး လက်လှမ်းမှီလွယ်ကူစွာ ရယူနိုင်အောင်ထားရှိပါ။

(ဇ) နောက်တခုက အလွန်အရေးကြီးတဲ့ accounts’ passwords and name/email စသဖြင့်ပါ။ ဒါတွေကိုလည်းမိသားစု၀င်တိုင်းသိထားနိုင်အောင်မှတ်တမ်းထားဘို့လိုသလို၊ passord ပြောင်းလဲတိုင်းလည်း မှတ်တမ်းတွေမှာ update လုပ်ထားရပါမယ်။ unique passrword လို့ခေါ်တဲ့ defaulted alpha-numeric passwords ဟာ double authentication လုပ်ဖို့လိုတဲ့အပြင်၊ အခြား ကွန်ပျူတာ cell phone မှာသုံးရင် iCloud share လုပ်မထားရင်ခက်ခဲပါတယ်။ လုံခြုံစိတ်ချရမှု (encryption) ကောင်းတာတော့အမှန်ပါ။ အထူးသဖြင့်ခရီးသွားချိန်အရေးပေါ်လိုခဲ့ရင်ပေါ့။ သေချာတာကတော့ စာရွက်စာတမ်းမှတ်တမ်းမျိုးလုပ်ထားရင်ပို လွယ်ကူနိုင်တတ်ပါတယ်။

(စျ) တိုက်ရိုက်မဆိုင်ပေမဲ့ မရှိမဖြစ်ထားရမဲ့ စာရွက်စာတမ်းမျိုးကတော့ လစဥ်/နှစ်စဥ်ကြေးပေးမှုမှတ် တမ်းဇယားပါ။ ဇယားမှတ်တမ်းထားရှိတဲ့အတွက် ကိုယ်ပေးပြီးမပြီး ချက်ချင်းသိနိုင်ပါတယ်။ payments သတိလက်လွတ် miss မဖြစ်တော့ဘူးပေါ့။ ဒါ့အပြင် တနှစ်တကြိမ်ပေးရတဲ့အခွန်၊  Property tax လိုအရာတွေအတွက် သတိလက်လွတ်ဖြစ်ဖို့အလားအလာနည်းသွားသပေါ့။ အဲ့ဒီဇယားမျိုးမှာ နှစ်လည်ကျန်းမာရေးဆေးစစ်တာ၊ အာမခံနှစ်စဥ်ကြေး၊ အခွန်၊ ယာဥ် registration renewal စသဖြင့်တွေကိုလည်း ရက်စွဲနဲ့လုပ်ပြီးတိုင်း ဖြည့်သွင်းနိုင်ရင် နောက်နှစ်မှာလည်း “အော်-အခွန်ဆောင်၊ နှစ်စဥ်ေကြးပေးရမဲ့အချိန်ရောက်ပါပြီလား”လို့ သတိပေးရာရောက်ပါတယ်။ မီတာခ၊ ရေမီး၊ ဖုံး၊ Streaming၊ အိမ်လခ၊ Subscriptions, အာမခံ၊ လစဥ်ကြေးမ်များကို auto-pay လုပ်ထားနိုင်ရင်အကောင်းဆုံးပါ။

(ည) အခြေခံအကျဆုံး ကိုယ်ရေးအချက်အလက်တွေကတော့ -  social security, passport ID (with expiration date), driver license, health insurance ID စသည်တို့ရဲ့ နံပတ်တွေအပြင်၊ မိသားစုဝင်တဦးချင်းရဲ့  cell phone နံပတ်၊ မွေးသက္ကရာဇ်ရက်စွဲ၊ နေရပ်လိပ်စာအတိအကျ တွေပါ။ သိသလိုလိုနဲ့ တကယ်လိုအပ်ရင် အစဖေါ်မရတာဖြစ်တာမျိုးကြုံရတတ်ပါတယ်။

(ဋ) မိမိအိမ်ရာ၊ ယာဥ်တို့နဲ့ပတ်သက်တဲ့မှတ်တမ်းမျိုးတွေမှာတော့  mortgage, property tax parcel, both homeowner/condo policy with hazard/master umbrella coverage (if not renter policy), their coverage levels/types, management company information စသည်တို့အပြင် ယာဥ်ရဲ့ registration (ownership if fully owned), insurance and coverage, DMV and/or auto club membership တို့အားလုံးရဲ့  နှစ်ပတ်လည် coverage declaration တွေဟာ အခရာကျပါတယ်။

(ဌ) အရေးမကြီးဘူးထင်ရပေမဲ့ အခက်အခဲဖြစ်တတ်တဲ့ကိစ္စကတော့ သာမာန် accounts မျိုးတွေပါ။ ဥပမာ- NetFlix, apps, Facebook  စသည်တို့ဟာ password ကအစမှတ်တမ်းမထားရင်ဒုက္ခရောက်ရတတ်ပါတယ်။ subscription မလိုတဲ့ travel apps, vacation စသည်တို့ကိုလည်းမှတ်တမ်းပြုစုထားပါ။

(ဍ) ငွေရေးကြေးရေးဆိုင်ရာ banking, investment (CDs/401k/brokerage/cryptocurrency/ precious metal like gold, platinum and silverwares), inheritance ဘိုးဘပိုင် ဘုရားဆင်း တုတော်၊ လက်၀တ်ရတနာ၊ တန်ဘိုးကြီးအမွေအနှစ်ပစ္စည်းများ (family inheritance) စသည်ဖြင့်တို့ရဲ့ထားသိုထိန်းသိမ်းရာနေရာ၊  ရယူနည်းလမ်းစသည်တို့ကို သေခြာစွာမှတ်တမ်းပြုစုထားရပါမယ်။ ကိုယ်မျက်ကွယ်ပြုချိန်မှာ ကျန်ရစ်သူဇနီး/ခင်ပွန်း၊ သားသမီးများက လွယ်လင့်တကူရယူနိုင်ဘို့ အစီအမံထားရပါမယ်။

(ဎ) သေတမ်းစာ - ဒီကိစ္စကအလွန်အရေးကြီးသလို ကျွန်တော်တို့မြန်မာလူမျိုးတွေမှာပြင်ဆင်လုပ်ထားလေ့မရှိပါဘူး။ ဝမ်းနဲစရာဖြစ်သလို မလိုလားအပ်တဲ့ အစိုးရကသိမ်းပိုက်ခြင်းခံရပြီး (probate) လုပ်ခံရတာအတော်လေးများပါတယ်။ သက်ရှိထင်ရှားရှိစဥ်မှာ ကိုယ့်အမွေအနှစ်ကိုသားသမီးကိုမယုံကြည်ရဘူး ဆိုတဲ့အသိနဲ့ ဘာအစီအမံမှာမလုပ်ခဲ့တဲ့အတွက် လက်ဆင့်ကမ်းအယူအဆ တိမ်ကောနေရပါတယ်။ ပြောချင်တာက Trust လုပ်ပါ။ Revokable trust လုပ်ပါ။ ကိုယ့်ရဲ့ပိုင်ဆိုင်မှုပမာဏ၊ အသက်အရွယ်တို့နဲ့ လုံးဝမဆိုင်ပါဘူး။   Trust ဟာ ဥပဒေကြောင်းတရားရင်ဆိုင်ရရင်တောင် အခိုင်မာဆုံးအနေနဲ့ ကိုယ့်ဘက်က အကာအကွယ်ပေးမဲ့ ခိုင်မာတဲ့ document ပါ။ အသက်ငယ်သည်ဖြစ်စေ၊ ကြီးသည်ဖြစ်စေ မရှိမဖြစ် စာရွက်စာ တမ်းမျိုးပါလို့ တိုက်တိုက်တွန်းတွန်းပြောပါရစေ။ ဒါတွေဟာပြုစုထားရှိရမဲ့ စာရွက်စာ တမ်းမျိုးတွေပါ။

(၁) trust

(၂) will

(၃) advanced healthcare directive

(၄) durables power of attorney

(ဏ) ကျန်းမာရေးဆိုင်ရာ ဆေးကုသစစ်ဆေးမှုမှတ်တမ်း - ဒါကလည်းအရေးကြီးပါတယ်။ ကိုယ်က သတိလက်လွတ်အိပ်ရာထဲလဲချိန်မှာ မိသားစု (သို့မဟုတ်) စောင့်ရှောက်သူက ဆိုင်ရာဆေးရုံ/အရေးပေါ်ဌာနရဲ့ မေးမြန်းမှုကိုအထောက်အကူပြုပါမယ်။ သတိရှိကြဘို့က အရေးပေါ်ချိန်မှာ နီးရာဆေးရုံဆေးခန်းသွားရတာမို့ အဲ့ဒီမှာ ကိုယ်နဲ့ဆိုင်တဲ့ဆေးမှတ်တမ်းမရှိပါ။ ရှိခဲ့ရင်လည်း ကာယကံရှင်က release မလုပ်နိုင်ရင်၊ အဲ့ဒီမှတ်တမ်းတွေကအထောက်အကူပြုပါလိမ့်မယ်။

ရာသက်ပန်ပြုစုသိမ်းဆည်းရမဲ့ စာရွက်စာတမ်းမျိုးများ (DOCUMENTS NEED TO KEEP PERMANENTLY)

1.  နိုင်ငံသားပြုမှု/ဖြစ်မှုဆိုင်ရာ စာရွက်စာတမ်းမျိုး၊ လက်မှတ်များ (Citizenship documents and certificates)
2. နှစ်အလိုက်အခွန်ဆောင်မှုမှတ်တမ်းများ (Yearly tax returns)
3. အများပြည်သူ(နှင့်ဆိုင်သော)သိပိုင်ခွင့်ရှိမှတ်တမ်းများ (Public Records) 
4. ယာဥ်ပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှုမှတ်တမ်းများ (Car repairs, modification & services)
5. ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှုမှတ်တမ်းများ (Investment original docs)
6. ဆေးကုသစစ်ဆေးမှုမှတ်တမ်းများ (Health records , important reports)
7. အိမ်ရာဝယ်ယူပိုင်ဆိုင်မှုဆိုင်ရာ စာရွက်စာတမ်းမျိုး (property escrow statement, mortgage, annual amortization, deeds, trust if converted)
8. မိမိအိမ်ရာပိုင်ဆိုင်မှု၊ အတွင်းပစ္စည်းများအပါအဝင် အားလုံးတို့ကို ဓါတ်ပုံမှတ်တမ်းတင်ထားမှုများ (updated pictures of assets, personal effects and belongings)
9. မိသားစု၀င်တဦးချင်း၏ဘွဲ့ဒီကရီနှင့် အောင်မြင်မှုအသိအမှတ်ပြုဂုဏ်ပြုမှတ်တမ်းလွှာများ (Certificates & Records)

10. မွေးလက်မှတ်နှင့်သေဆုံးခြင်းအထောက်အထားစာမှတ်တမ်းများ (Birth/death Certificates)
11. မြန်မာနိုင်ငံမှဥစ္စာပစ္စည်းပိုင်ဆိုင်မှုဆိုင်ရာ အထောက်အထား စာရွက်စာတမ်းများ၊ မှတ်ပုံတင်နှင့်အလားတူအရေးကြီး မှတ်တမ်းများ (Assets , documents, registration, ownership and collections from Myanmar)
12. အိမ်ခြံမြေဥစ္စာပစ္စည်းပိုင်ဆိုင်မှုဆိုင်ရာ နှင့် သေတမ်းစာဆိုင်ရာများ၊ မြွက်ဟကြေငြာလွှာများ၊  အထောက်အထားစာရွက်စာတမ်းများ (Estate, declarations, disclosures, directives & Wills)
13. အိမ်ပြင်ဆင်မှုနှင့် အဆင့်မြှင့်တင်မှုမှတ်တမ်းများ (home improvement records)
14. တန်ဘိုးကြီးရတနာတန်းဝင်ပစ္စည်းများ နှင့် ဘဏ်တွင်ထားရှိပါက ဘဏ်သော့နှင့် ရယူခြင်းနည်းလမ်းများ (jewelry and precious materials/items and bank access if safe box in use)
15. လက်ရှိသုံး အိပ်ဆောင်ကာဒ်မျိုးစုံနှင့် ခရီးသွား passports များ (IDs & cards, passports, vaccine records, etc.)
16. ငွေသားသက်သက် (Cash)

(၃နှစ်မှ ၅နှစ်)အထိထိန်းသိမ်းသင့်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းမျိုး (DOCUMENTS NEED TO KEEP FOR 3 to 5 YEARS)

1. ယာဥ်နှင့်သက်ဆိုင်သော အာမခံ၊ ထိခိုက်မှုအတွက်ပြင်ဆင်ခြင်းနှင့် အာမခံပေးလျော်ခြင်း မှတ်တမ်းများ (Auto Insurance declaration & coverage changes, claims, repairs)
2. အဆောက်အဦ အိမ်ယာဆိုင်ရာအာမခံ (declaration pages, cov.changes & claims)
3. အဆောက်အဦခွန် (Yearly property Tax bills)
4.  Condominium ဖြစ်ပါက HOA rules, CC&R & regulations updates များ
5. အကြွေးဝယ်ကဒ် (Receipts for all credit cards)

(၁)နှစ်ခန့် ထိန်းသိမ်းထားသင့်သောစာရွက်စာတမ်းများ DOCUMENTS NEED TO KEEP FOR (1) YEARS

1. အလုပ်ရှင်မှ ခံစားခွင့်ပြုသောနှစ်အလိုက် ခံစားခွင့်နှင့်သက်ဆိုင်သော စာရွက်စာတမ်းပြေစာမျိုးများ (Annual employer-sponsored benefit summary and rate charts)
2. နှစ်အလိုက် မှာယူ/ဝယ်ယူမှုဆိုင်ရာ စာရွက်စာတမ်းပြေစာမျိုးများ (All subscriptions)
3. နှစ်အလိုက် ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှု စာရွက်စာတမ်းမျိုးများ (Investments)

ဆိုခဲ့တဲ့အစီအမံများဟာ မဖြစ်မနေကြိုတင်ဆောင်ရွက်ကြရတယ်ဆိုပေမဲ့၊ နေ့ချင်းထလုပ်ရတဲ့ကိစ္စမဟုတ်ပါဘူး။ အချိန်ယူကြရပါတယ်။ စုဆောင်းပြင်ဆင်မှုရှိရပါတယ်။ လိုအပ်တဲ့အချက်အလက်တွေက တထိုင်ထဲနဲ့မရနိုင်ပါဘူး။ ထိန်းသိမ်းမှုဘယ်လောက်ကောင်းတယ်ဘဲပြောပြော ခက်ခဲပါတယ်။ တာဝန်သိသိနဲ့ အသိစိတ်ရှိရှိနဲ့ စနစ်တကျလုပ်ကြရပါတယ်။ “ဘဝတသက်တာ” မှတ်တမ်းတွေမို့ အတိမ်းအ စောင်းမခံသလို၊ အမှားအယွင်းလဲနည်းနိုင်သမျှနည်းဘို့လိုပါတယ်။ အသိနဲ့သတိယှဥ်ပြီး စိတ်အေးချမ်းရတဲ့ အမှတ်သညာအကျင်းလေးတွေ မွေးမြူနိုင်ကြပါစေလို့။